在司法实践中，法院所作的任何裁判都须以事实为根据，但某一事实能否成为裁判的依据，最终决定于证明这一事实的证据是否存在、充分和确实，因此，成功地提取、收存、固定证据对每一场成功诉讼的都具有重要意义。然而，复杂的案件事实却常常使我们辛苦的努力因与当事人有利害关系或证据难以固定而付之东流。在此，作为长期致力于保全证据公证研究的天津市河西公证处建议：必要时，尽可能采用公证形式保全相关的证据。

我们相信，秉承尚法、客观、公正的法律信念，以严谨、敬业、务实的专业精神，与您共同扞卫当事人的合法权益，维护法律的尊严。

本文索引：

1、保全证据公证的概念

2、办理保全证据公证的优点

3、办理保全证据公证的法律依据

4、经过公证的证据的法律效力

5、对取证行为过程和事实的保全

6、对送达信函、文书的行为和内容的保全

7、对涉及公司类业务的现场保全

8、对书证、物证、电子数据的保全

9、申请保全证据公证的时间

10、保全证据公证的执业区域

11、申请保全证据公证的方式

12、申请保全证据公证应向公证机构提供的证明材料

1、保全证据公证的概念

一般意义而言，保全证据公证是指公证机构根据自然人、法人或者其他组织的申请，依法对与申请人权益有关的，以及有可能灭失或者以后难以取得的证据、行为过程加以提取、收存、固定、描述、监督，以保持该证据的证据能力和证明力的证明活动。

但在实践中，保全证据公证的应用领域已超出了传统意义上的法律事务或诉讼领域，而进入到正常民事交往尤其是商务活动中，比如在商务活动中作为传递真实信息的媒介，交易双方从交易的法律安全考虑，需要借助各种证据材料互相了解对方的真实情况。因此，证明材料的真实性、可靠性成为各方关注的焦点，而真实性、可靠性也正是保全证据公证价值追求之所在。如对股东会关于投资计划的决议等进行公证；又如对涉及公司业务的进行现场保全（如股东会、股东大会、董事会、商贸洽谈过程等），将上述过程的真实性加以固定和记录。

2、办理保全证据公证的优点

办理保全证据公证的优点主要有以下四个方面：

首先，保全证据公证可以使有可能灭失或者以后难以取得的证据、行为过程提前加以提取、收存、固定，以备日后使用。

其次，经公证保全的证据因具有法定公信力的公证机构的介入而更具可靠性、真实性。

第三，也是公证证据最大的优点，就是经公证证据的法定的优先证据效力。主要体现在以下两个方面：一方面，经公证的证据应当成为人民法院认定事实的依据，人民法院必须将当事人在诉讼中以公证文书证明其主张的事实纳入法官心证的视野，而不应将其弃之不顾；另一方面，只要公证文书证明的事实在形式上能证明待证事实，法院就应当采信，而不因对方当事人的反驳理由或法官的怀疑不予采信，除非对方当事人提供的反证或法院调查取证足以推翻公证证明的事实。

第四，公证文书在某些场合可以成为律师出具法律意见书的直接依据。如证监会《律师事务所从事证券法律业务管理办法》第十五条规定:律师从国家机关、具有管理公共事务职能的组织、会计师事务所、资产评估机构、资信评级机构、公证机构直接取得的文书，可以作为出具法律意见的依据。

3、办理保全证据公证的法律依据

《中华人民共和国公证法》第十一条规定：根据自然人、法人或者其他组织的申请，公证机构办理下列公证事项：……（九）保全证据……。

4、经过公证的证据的法律效力

《中华人民共和国民事诉讼法》第六十七条规定：经过法定程序公证证明的法律行为、法律事实和文书，人民法院应当作为认定事实的根据。但有相反证据足以推翻公证证明的除外。

《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》第九条规定：已为有效公证文书所证明的事实当事人无需举证证明。第七十七条规定：“人民法院就数个证据对同一事实的证明力，可以依照下列原则认定：（二）物证、档案、鉴定结论、勘验笔录或者经过公证、登记的书证，其证明力一般大于其他书证、视听资料和证人证言”。

5、对取证行为过程和事实的保全

• （１）该项保全证据公证常用于：对违约事实进行拍照、摄像，购买侵权产品的产品或其他侵害知识产权的过程，对损害事实进行拍照、摄像，对上网过程进行拍照、摄像以保全侵权事实（如侵犯着作权、商标权、专利权等）或违约事实等等。
• （２）特别提醒：因为进行该类证据保全涉及的过程相对复杂，为了保证保全达到预先的效果，申请人务必事先与我处公证人员沟通，预先制定保全方案。
• （3）保全方式：监督当事人购买或者索取实物、录音、摄像、拍照、现场获取或公证人员客观纪录等方式。
• （4）涉及互联网上侵权和违约的保全证据公证，一般在公证人员的监督下在我处或无利害关系的第三方计算机上进行操作，并由公证人员详细记录上网、进入相关网址、网页、下载、打印相关内容的整个过程和所使用的操作软件的名称与版本。为了保证证据更强的证据能力和证明力，建议当事人对上网全过程进行摄像。
• （5）对监督购买侵权物或者外出提取侵权证据进行保全时，应保存取证过程中取得的票据、单据等凭证，原件应交由我处公证人员收存制作复印件。
• （6）对保全过程涉及到专业技术问题的，当事人应当聘请专业机构进行。对专业机构出具的鉴定结论等证明，我公证处可以对其进行公证。
• （7）因保全证据过程中所提取的事物或形成的照片、录像资料、录音资料、书面文件等证据，需要由我处加贴封条并制作公证书，因此，申请人一般应提供“ N+1 ” 份需进行保全的证据。（“N”表示申请人所需公证证据的份数。下同。）
• （8）对保全的证据涉及危及人身健康和安全（如挑战生命极限）、进行比较商品、服务的广告宣传或者保全可能损害他人合法权益的，我处不能受理。
• （9）特别提醒：保全涉及侵害着作权、专利权等知识产权的证据本身并不产生确认权利的效力。并且被保全的证据不得侵犯他人的合法权益，否则，当事人将自行承担相应的责任。

6、对送达信函、文书的行为和内容的保全

• （１）该项保全证据公证常用于：债权人向债务人主张债权以中断诉讼时效，催告行使追认权、优先购买权，及其他需通过在特定期间内告知他人特定事实以实现某些法律效果的场合。
• （２）送达的方式：由申请人或其代理人直接送达、邮寄送达、电传送达。
• （３）申请人应提供“ N+1 ” 份送达文件用于制作公证书并存档。
• （４）邮寄送达的，当事人应取得邮寄的凭证原件并交由我处公证人员存档制作复印件。
• （５）对直接送达的，如果无法确认送达地点或者被送达人身份的，我处将无法受理，因此，建议尽可能使用邮寄送达方式进行。

7、对涉及公司类业务的现场保全

• （1）该项保全证据公证常用于：股份创立大会现场、股东（大）会现场、董事会会议现场、配售股票现场（股票认购现场）、合同洽谈过程、拍卖、招投标现场等。
• （2）股份创立大会现场保全应提供的其他证明材料：发起人协议书及发起人的资格证明，筹备委员会名单及成员身份证明；工商行政管理局关于股份有限公司筹建登记的批准文件；国家或地方经济体制改革委员会批准实行股份制的文件；金融管理机关同意发行股票的批准文件；资产评估资格证书及资产评估报告书；审计、验资报告书；招股说明书和股票发行办法；股东名册及各股东所占股份数额；公司创立大会（首届股东大会）的议程；出席首届大会的股东代表产生办法；设立公司的报告；公司章程（草案）；通过股东代表产生办法，设立公司报告、公司章程、选举董事会和监事会成员的表决办法。
• （3）股东（大）会现场保全应提供的其他证明材料：公司章程、出席大会的股东名单及有效证件；股东的出资证明或股权证明；出席大会的股东代理人名单，及代理人的有效证件。召开临时股东（大）会的应当提供相应的证明。
• （4）董事会会议现场保全应提供的其他证明材料：公司章程；召开董事会会议的通知；公司董事会全体成员名单；出席董事会、列席董事会人员名单及有效证件；董事因故不能出席会议，委托代理人代为出席的应交该董事的授权委托书。
• （5）配售股票现场（股票认购现场）保全应提供的其他证明材料：招股意向书；招股说明书概要；发行公告；证监会的批准发行文件；发行公司与主承销商签订的承销协议；发行人的全体董事和主承销商配售负责人分别签署承诺书；发行的具体方案。
• （6）拍卖现场应提供的其他证明材料：被拍卖物清单、权属证明或其他证明材料；拍卖程序规则和公告；定向拍卖的，提交竞买人名单、基本情况的材料；竞买人的主体资格证明和身份证；拍卖成交确认书；拍卖底价或保留价文件。
• （7）招投标现场应提供的其他证明材料：有关主管部门对招标项目、招标活动的批准文件；招标组织机构及其组成人员名单；招标通知（公告）或招标邀请函；招标文件；对投标人资格预审的有关文件（其中包括投标单位的资格证明及法定代表人或代理人的身份证）；评标组织机构及组成人员名单；招标投标程序安排；评标、定标原则和方法；标底或预算或参考价文件。

8、对书证、物证、电子数据的保全

• （１）该项保全证据公证常用于：书证、物证、视听资料原件或原始电子数据很难保存固定，或当事人或其代理人取得上述证据因有利害关系不利于法官形成心证的场合。如热敏纸打印的传真件、购物清单或银联付款凭证，当事人的遗嘱等。
• （２）保全方式：由公证员通过现场勘验和现场提取证据的方式提取证据。对不易收存的物证可以考虑采取记录、制图、拍照、录像、录音、复制等方式加以提取。提取上述证据涉及专业问题的，可以在公证员的监督下，由专业人员采取技术手段进行。
• （３）申请公证机构到公共场所以外的地方，以对利害关系人或其财产进行拍照、录像方式办理保全证据，或者对利害关系人与他人的谈话以录音、录像方式办理保全证据的，申请人应事先取得利害关系人的同意（或者利害关系人明知而未表示反对），否则，我处将无法受理。
• （４）因保全证据过程中所提取的书证、物证或形成的录音、录像、摄像、测绘、评估或者鉴定等证据，需要由我处加以封存并制作公证书，因此，申请人应提供“ N+1 ” 份需进行保全的证据。
• （５）特别提醒：对电子数据等证据保全因涉及的过程相对复杂，为了保证保全达到预先的效果，申请人务必事先与我处公证人员沟通，预先制定保全方案。

9、申请保全证据公证的时间

对于申请保全证据公证的时间一般没有限制，包括但不限于诉讼前、诉讼中、诉讼后执行中等。

10、保全证据公证的执业区域

天津市河西公证处受理保全证据公证的执业区域：整个天津市（包括18个区县）。

11、申请保全证据公证的方式

• （1）方式一：与保全的证据有利害关系的当事人亲自申请；
• （2）方式二：委托律师或其他代理人申请。委托律师或其他代理人申请的，须提供与保全的证据有利害关系的当事人的委托书。

2、申请保全证据公证应向公证机构提供的证明材料

• （１）自然人申请的，应填写民事公证申请表，申请表上必须有申请人或其代理人亲自签名； 法人或其他组织申请的，应填写经济公证申请表，申请表上必须盖有法人或其他组织印鉴、法定代表人（负责人）或其代理人的亲自签名。
• （２）提供公证当事人的身份证明：
  申请人为自然人的，应提交：身份证、户口簿；
  申请人为法人的，应提交：法人的营业执照副本、法定代表人身份证；
  申请人为其他组织的，应提交：有关部门制发的主体资格证明、负责人资格证明和身份证。
• （３）申请人与申请保全证据之间有利害关系的证明。
• （４）保全证据过程中所有参加人的身份证（护照等）。保全过程涉及该专业技术人员的，应当提供其身份证及资质证明。
• （５）公证机构认为应提供的其他证明材料。如保全物证的应提交物证样品及所有权、使用权证明等。